Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang
efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan
pemrosesan informasi.semakin banyak hal – hal yang tidak pasti pada koordinasi
maka akan semakin banyak pula informasi yang harus kita dapatkan.karena pada
dasarnya koordinasi itu sendiri merupakan pemrosessan infornasi yang
terorganisasi.
Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :
1. Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.
Rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
- Aturan dan prosedur.
Merupakan keputusan-keputusan manajerial yang dibuat
untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan
yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan
tujuan.
Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk
pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama.hal ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak
dapat lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2. Meningakatkan koordinasi potensial.
Untuk meningkatkan koordinasi potensial menjadi
diperlukan apabila terdapat banyak macam satuan organisasi menjadi saling
tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.Hal ini dapat ditingkatkan
melalui dua cara, yaitu :
- Sistem informasi vertikal.
Merupakan alat dimana terdapat data yang disalurkan
melalui berbagai tingkatan organisasi. Pada hal ini komunikasi dapat terjadi
melalui serangkaian perintah yang telah terorganisasi. Sistem informasi ini
telah dikembangkan oleh manajemen seperti pada kegiatan pemasaran, keuangan,
produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang
tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan
lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat
hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Macam hubungan lateral, seperti:
a). Kontak langsung antara individu-individu yang dapat
meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b). Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar
departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c). Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya
diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan
tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d). Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh
misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau
proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang
terus menerus dari seseorang.
e). Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai
kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan
dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara
efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
f). Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik
bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dibeberapa situasi kita tidak dapat melakukan penambahan
pengordinasian hal ini dikarekan kurang efektif. Penambahan dapat digunakan
apabila sebelumnya kita sudah membuat penyediaan tambahan berbagai sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau pengelompokkan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
- Penciptaan berbagai sumber daya tambahan.
- Penambahan sumber daya dalam hal ini meliputi
- Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas
diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Penciptaan tugas ini sangat di perlukan guna mempermudah
pekerjaan selain itu Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu
tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Memelihara Koordinasi
Apabila koordinasi sudah berjalan dengan baik kita wajib
untuk memeliharanya karena tidak mudah untuk menciptakan kerjasama yang baik
antar individu.
Hal – hal yang harus diperhatikan adalah
- Mengadakan pertemuan resmi (unsur atau unit yang harus
dikoordinasikan),
- Mengangkat seseorang, tim, panitia (sebagai
koordinator).
- Membuat buku pedoman (berisikan penjelasan tugas
masing-masing unit),
- Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal
dengan bawahannya (pemberian bimbingan, konsultasi, dan pengarahan).
Daftar Pusaka:
Komunikasi merupakan kunci utama dalam koordinasi yang efektif ya kak?
BalasHapuskepo kamu mah:*
Hapus