Pengertian SAP dan ERP
SAP
(System Application and Product)
Pengertian SAP
SAP” adalah suatu nama
mungkin sudah tidak asing lagi untuk praktisi-praktisi IT dunia, maupun di
Indonesia. “SAP” ini adalah singkatan dari “System Analysis and Program
Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang
ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun
1972. Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data
Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang dikenal pada saat ini adalah sistem
R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan
bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke generasi R/3,
SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal banyak
juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence)
yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management),
SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain
yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.
SAP adalah merupakan
salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang
ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak
perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan
SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP
dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan
juga SDM yang masih langka.
A. Sejarah
Singkat Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP berkembang dari
manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil
evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan.
Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis
seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource
Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II),
memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen
proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada
performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan
bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri. Berikut beberapa contoh
bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan.
1.Enterprise Resource
Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah
industri yang sedang menurun. Wakil presiden bidang penjualan menjelaskan,
“Kita berhasil menangkap bisnis dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini
kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu”.
2.Enterprise Resource
Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya
yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan. Wakil
presiden bidang logistik menyatakan, “ERP menyediakan kunci untuk menjadi
perusahaan global. Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan
proses yang menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia.
Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia”.
Investasi ERP sangat
mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk. ERP yang berhasil
digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan
yang lain. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat.
B. Pengertian
ERP
Sistem ERP adalah
sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung
transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber
daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu,
material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem
finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem
human resource.
ERP(Enterprise Resource
Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan
manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses
bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
Pada prinsipnya, dengan
sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi
biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving
part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat ‘machine fault’ dan lain-lain. Di
negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun,
mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala
sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan
(fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.
C. .Beberapa
variasi ERP
Di sistem manufaktur
sendiri bisa terdapat beberapa variasi:
1.make-to-stock
(diproduksi untuk dijadikan stok)
2.assemble-to-order
(dirakit berdasarkan permintaan)
3.assemble-to-stock
(dirakit untuk dijadikan stok)
4.make-to-order
(diproduksi berdasarkan permintaan).
Contoh make-to-stock
misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu komoditi yang
bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh assemble-to-stock misalnya: pabrik TV
yang mendatangkan komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk
dijadikan TV siap jual.
Pada dasarnya, semakin
kompleks suatu industri, maka sistem manufaktur tersebut juga makin menuju ke
sistem assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri pesawat
nyaris tidak mungkin memakai sistem make to stock karena komponennya saja perlu
di rancang khusus. Untuk industri seperti itu, beberapa vendor sistem ERP juga
menyediakan sistem Project Management sebagai ganti dari sistem produksi.
D. Proses
dalam ERP
Sistem ERP dirancang
berdasarkan proses bisnis yang dianggap ‘best practice’ – proses umum yang
paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku
untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.
Untuk mendapatkan
manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus
mengikuti ‘best practice process’ (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini
banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia.
Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau merubah sistem ERP
untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management sebagai ganti dari sistem
produksi sebelumnya.
Apa itu ERP? ERP
(Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan
makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan
Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak
makna ERP yang sebenarnya.
ERP merupakan software
yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam
satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari
departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda,
ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi
adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software
dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi
informasi dan berkomunikasi.
Sebagai contoh, order
penjualan yang dicatat di departemen penjualan akan secara otomatis diketahui
kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga, bagian keuangan akan
mengetahui kapan kas akan masuk dari pelanggan. Berkurangnya jumlah barang di
gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi.
Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan
produksi. Saat itu, informasi mengenai bahan baku yang dibutuhkan telah pula
disajikan oleh sistem.
Setelah bagian perencanaan
produksi me-review informasi dan menyetujuinya, secara otomatis informasi akan
mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkannya menghubungi pemasok untuk
negosiasi harga dan pengiriman. Saat itu, bagian pembelian juga mendapatkan
berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya.
Setelah kesepakatan
diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu tombol dan informasi
rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang. Sementara
itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah uang yang harus
disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur
proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien.
Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh
bagian terkait lainnya.
Meski banyak analis dan
vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun maknanya relatif
sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP – Material
Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang
kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM
– Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya.
Suatu sistem yang mengelola seluruh sumber daya perusahaan.
ERM ini yang kemudian
mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship
Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management)
dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada
intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya
adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup
produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan
dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.
ERP akan berkembang
terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa
depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung
customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical
industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan.
0 komentar: